Kell-e nekem Lean Management?

Kell-e nekem Lean Management?

Szerző: Spisák Györgyi

Sokan foglalkoznak lean managementtel, és sokan írnak róla. Rendkívül jó cikkeket lehet találni a neten, ha kicsit keresgél az ember. Ennek ellenére – vagy épp ezért? –  a szakmai cikkek nagyon mélyre mennek, és bár élvezetes olvasmányt jelentenek a terület szakértőinek, gyakran nehezebben értelmezhetőek azok számára, akik csak most kezdenek érdeklődni a témakör iránt.

Ezért most szeretnék egy kísérletet tenni, hogy bemutassam, milyen tényezőket érdemes megvizsgálnod a saját üzletedben, hogy eldönthesd, foglalkozol-e ezzel az egésszel.   

Mit jelent a lean management?

Nos, a lean management röviden egy olyan filozófia és eszköztár, amely

„abban van segítségedre, hogy abból kiindulva, hogy mit, milyen mennyiségben, időzítéssel és minőségben szeretne a vevőd, a lehető leggazdaságosabban tudd megtervezni és megszervezni a gyártási vagy szolgáltatási folyamatot.

Egyébként ez nem csak a vállalatoknál, de a magánéletben is kiválóan alkalmazható, hiszen a szervezés, tervezés, gazdaságosság és nem utolsó sorban a folyamatos fejlesztés/fejlődés mindkettőben kulcs elem.

Fontos kitérni azonban arra, hogy a folyamatos fejlesztés általános értelmezésben gyakran azt jelenti egy cég életében, hogy egyre többet gyárt, egyre több és korszerűbb gépet szerez be, egyre több alkalmazottat foglalkoztat, itt viszont nem erre kell gondolni.

„A lean management értelmezésében a folyamatos fejlesztés azt jelenti, hogy egyre hatékonyabbá válunk, egyre pontosabban sikerül megvalósítani a vevői igények kiszolgálását, ami azon alapul, hogy elsősorban a folyamatainkat fejlesztjük, méghozzá a veszteségek kiküszöbölésével, így egyre gazdaságosabban hozzuk létre a termékünket.

Azért, hogy egy kicsit szemléletesebbé tegyük, milyen eltérések lehetnek a termék definíció, a standard minőség, valamint a megfelelő mennyiség és időzítés kombinációiban (ahhoz képest, amit a vevőd igényel), ez az ábra kis vizuális magyarázattal szolgálhat:

Mit jelenthet, ha a három tényező közül egyik vagy másik nem teljesül?

A nyolc kis ábra közül a bal felső sarokban látható az ideális állapot, amikor mindhárom tényezőnek megfelelünk, vagyis a vevő által igényelt mennyiségben, időben, és standard minőségben állítjuk elő éppen azt a terméket, amelyet a vevő szeretne. Ez praktikusan azt jelenti, hogy a vevőnk akárhányszor is rendel tőlünk, mindig ugyanazt a minőségű terméket kapja, és hozzájuthat akkor, amikor szeretne anélkül, hogy jelentős raktárkészletet halmoznánk fel, mert a termelésünk és a folyamatok megszervezésével biztosítjuk ezt.

Ennek ellentéte, mikor egyik tényezőt sem sikerül megvalósítani (jobb alsó ábrácska), ilyenkor sajnos nem azt kapja a vevő, amit kért, nem akkorra, amikorra kérte, és teljesen változó, hogy milyen minőségben. A másik hat ábrán láthatod, hogy ha egy vagy két tényező nem teljesül, az eltérő eredményre vezet, és mindegyik potenciális hátrányokat hordozhat a számodra, ha a konkurencia felkészültebb és ezáltal jobbnak és megbízhatóbbnak tűnik a vásárlói szemében.

„Még mielőtt megkérdeznéd, hogy melyik a legfontosabb a három tényező (termék, minőség, mennyiség/időzítés) közül és mit lehet elengedni, szeretném, ha tudatosítanád, hogy egyik sem fontosabb vagy kevésbé fontos, a hármat össze kell hangolnod. Ha több probléma is van, maximum annyit tehetsz, hogy megvizsgálod, melyik a legfájóbb számodra, és azzal kezded. A jó hír viszont, hogy ha az egyikkel elindulsz, várható, hogy a többi probléma megszüntetésével is hamarosan foglalkozni fogsz; próbáld ki, evés közben jön meg az étvágy.

Soronként balról jobbra haladva a fenti ábrán a következő esetek állnak elő, ha pl. a vevőd szeretne négy rózsaszín, mesefilm mintás gumilabdát gyermeknapra. Az egyszerűség kedvéért a mennyiségi / időbeli eltéréseknél itt csak azt az esetet vesszük most figyelembe, amikor jelentősen több termék készül, mint amit a vevői igények alapján szükséges lenne legyártani. Emellett természetesen az is ide tartozhat, ha nem tudod időben létrehozni a szükséges mennyiséget, ami eredhet a korszerűtlen technológiából, de éppúgy a folyamatbeli veszteségekből is.

  1. Teljesíti mindhárom tényezőt: pontosan azt kapja a vevőd, amit kért: négy szép, egyforma, megfelelő színű és mintázatú labda megérkezik időben, tehát elégedett lesz a család.
  2. Nem stimmel a termék definíció: tehát pl. négy, szép piros labdát küldesz mesefigurák nélkül, de legalább megfelelő időben szállítottál. Sima piros labdát valószínűleg olcsóbban is kapott volna a család és épp azért választotta a termékedet, mert a mesefigurákért hajlandó volt többet fizetni, így valószínűleg nagyon csalódottak a megérkező áru láttán.
  3. Nem megfelelő a mennyiség vagy az időzítés: az anyuka a csomag kibontása után szembesül azzal, hogy csak 1 db mesefigurás labdát kapott, viszont tájékoztatod, hogy hamarosan küldöd a többit is. Az eredmény: a szülők kapkodhatnak, hogy gyorsan újabb gyereknapi ajándékot találjanak ki és egyáltalán nem lesznek elégedettek a szolgáltatásoddal.
  4. A három tényező közül a minőségi problémák okozzák a gondot: időben szállítod a terméket, de mivel nem tudod a standard minőséget biztosítani, néhány labdán elmosódott lesz a minta, vagy csak a mesefigurák egy része kerül rá, így a vevőd ismét nem lesz elégedett. Ilyenkor feltétlenül foglalkoznod kell a folyamataiddal, meg kell keresned a termelési hibák okát, és lehetőleg minél hamarabb ki kell ezeket javítanod.
  5. Sem a termék definíció, sem a mennyiség / időzítés nem jó: sok piros labda elérhető a raktáradban, így időben érkezik belőle 4db a vevődhöz, de sajnos, ebben az esetben sem a kívánt terméket kapja (sehol a minta és a színe sem a kérésnek megfelelő). De más gond is van ezzel… A raktáradban felhalmozott, a vevői igénynél jelentősen több készterméket tárolnod kell, ez helyet igényel miközben az eladásig áll a pénzed benne, pedig tartalékként szolgálhatna ez az összeg, vagy akár újabb fejlesztéseket is elindíthatnál belőle. Ha a túltermelés folyamatosan fennáll, valószínűleg a vevői igények kiszolgálásához szükségesnél magasabb termelési kapacitást tartasz fenn (akár a gépek, akár az emberi erőforrás tekintetében), ami újabb fölösleges plusz költség.
  6. A mennyiség nem a vevői igénynek megfelelő és nem standard a minőség: A család ismét változatos mintázatú labdákat kap, ha a túltermelés jellemez, akkor időben ki is tudod szolgálni őket, de az eredmény természetesen alulmúlja a várakozásukat. Te sem lehetsz elégedett, hiszen a túltermelés hátterében megint csak olyan problémákat feltételezhetünk, mint a folyamatok standardizáltságának hiányossága vagy a felesleges készáru készlet felhalmozása (ld. 4. és 5. pont).
  7. A termék definíció és a minőség sem megfelelő: A család megkaphatja a 4 db labdát időben, de sima piros, ráadásul eltérő méretű labdákat kapnak. Elégedettség helyett ismét csalódottság. Ez megint csak azt jelenti, hogy érdemes a folyamataidat felülvizsgálni, hogy pontosan a megrendelt terméket és mindig azonos minőségben biztosíthasd a vevőid számára.  
  8. Amikor sem a termék definíció, sem a mennyiségi elvárások nem teljesülnek, és a standard minőségben való gyártás sem valósul meg: a vevőd piros, kék, sárga és zöld, mesefigura nélküli labdákat kap, emellett pedig a te szempontodból szintén számolni kell a fokozott raktározási költségekkel és a folyamatokba beépített, különböző típusú veszteségekkel.

Nálatok melyik a legtipikusabb a felsorolt 8 eset közül?

Hogy ezt megállapítsd, érdemes feltenned néhány kérdést. Ha még nem sokat foglalkoztál ezzel a témakörrel – akár piackutatás, akár saját rendszereidből elérhető adataid vagy egyéb rendelkezésre álló információk alapján – érdemes lehet az alábbi kérdésekkel kezdeni:

  • Kik a vevőim és mit szeretnének?
    • Kik a vevőim? Mi jellemzi őket?
    • Milyen termékre vágynak?
    • Milyen minőségi elvárásaik vannak?
    • Milyen rendszerességgel és mennyiségben szeretnék a terméket megvásárolni?

Megfelelő a termék definíció?

  • A termékem kielégíti a vevői igényeket?
  • Van rá kereslet a jelenlegi formájában?
  • A vevők épp azt a terméket szeretnék, amelyet gyártok vagy ettől eltérőt?
  • Miben lehetne más a termékem, hogy jobban megfeleljen a vevői igényeknek?
  • Vannak olyan funkciók, amiket érdemes lenne hozzáadni?
  • Vannak olyan funkciók, amelyek szükségtelenek vagy amelyeket kevesen vagy túl ritkán használnak?
  • Ezek a változtatások mennyibe kerülnének? Olcsóbbá vagy drágábbá teszik a termékemet? Ha nőne a termék önköltsége van-e arra lehetőség, hogy más módon (pl. a beszállítók felülvizsgálatával, a folyamatok hatékonyságának növelésével, a készletek minimalizálásával) kompenzáljuk ezt?

Képesek vagyunk standard minőségben gyártani?

  • Biztosítják a folyamataim, hogy mindig ugyanúgy történjen a termék előállítása?
  • A beszállítóim biztosítják, hogy az alapanyagok mindig azonos minőségűek legyenek?
  • Milyen a hibás termék / selejt arány?
  • Volt vevői reklamáció? Ha igen, milyen gyakran, és milyen problémák merültek fel?
  • A minőség biztosítás és -ellenőrzés mennyire jól működik?
  • A selejtek javítása vagy leselejtezése mennyibe kerül?
  • Hogyan érhetnénk el, hogy minél kevesebb selejt keletkezzen? Mennyit tudnánk ezzel spórolni? Mire lenne érdemes felhasználni a megtakarított összeget (technológiai fejlesztés, tartalékolás nehezebb időkre, marketing stb.)?
  • Az éppen szükséges mennyiséget állítjuk elő a megfelelő ütemezésben?
    • Mennyi a termék iránti igény éves / negyedéves / havi / heti / napi szinten?
    • Tudom biztosítani (termelési kapacitás, gép, munkaerő, anyagellátás, folyamatok szempontjából) ennek az igénynek a kiszolgálását?
    • Gazdaságosabban is elérhetném ezt a kihozatalt? A folyamataim tartalmaznak veszteségeket? Milyen típusú veszteségek vannak jelen és hogyan lehet ezeket kiküszöbölni?
    • Milyen rendszerességgel és mennyiségben szerezzük be az alapanyagokat? Lehet, hogy kevesebb készlet is elegendő lenne, ha gyakoribb lenne a beszerzés? Hogyan befolyásolná ez a beszerzési árat és a raktározás költségeit?
    • A megtermelt készleteket azonnal tudjuk értékesíteni? Átlagosan mennyi ideig tároljuk a késztermékeket?
    • Hogyan tudnánk biztosítani az elegendő, de minimális szintű alapanyag és késztermék szintet?

Ha idáig eljutottál a cikk olvasással, reméljük, kicsit kézzel foghatóbbá vált, hogy miről is szól ez a történet. Ha kedvet kaptál, próbáld ki a gyakorlatban is! Ha még a kétkedők táborába tartozol, hamarosan újabb cikkel jelentkezünk, amiben további szempontokat adunk és talán előbb-utóbb te is a hatékonyság-keresők táborát erősíted majd.

Sikeres munkát és jó gondolkodást kívánunk!